雅良，腾讯 PA¹ 团队高级项目经理，日常工作内容涉及多个产品团队，对接政府事务、重大专项及多线项目，也常面对工作、生活和临时需求同时涌来的“任务洪流”，是一名经常与多线程任务“交手”的效率实践者。

为了能更高效地处理好工作和生活中的多线程任务，她用 WorkBuddy 搭建了一个名为「 FocusFlow 专注流」的自定义 Skill。它不是普通的番茄钟，也不是简单的 Todo List （待办事项清单）。你把一团乱麻的待办事项交给它，它会帮你拆解成一个个可以直接开工的“专注单元”小任务，排好优先级，并生成属于你的专注日报。

截至目前， FocusFlow 已帮助雅良管理了 81 个任务、 129 个专注单元和 76 条专注记录，覆盖工作与生活两大类场景。

下面，一起听她讲述自己与 FocusFlow 的故事。

雅良，腾讯 PA 团队高级项目经理

一、背景痛点：不是事情太多，而是“下一步”太模糊

7 月 11 日凌晨 1 点，我的待办列表里同时躺着 20 多件事：外地出差、产品汇报、采访稿、 AI 黑客松大赛方案、处理租房、报税、球赛大合照、企鹅岛 Q 宝狗崽救助……

每一件事本身都不算复杂艰巨，却没有一件能够拿起来就做。因为每个事项背后，都连着一串尚未拆解的动作：收集资料、梳理结构、撰写初稿、沟通确认，最终才能提交。

我逐渐意识到，自己缺少的不是一个 Todo List （待办事项清单），而是一个能替我判断“下一步先做什么”的系统。

在使用 WorkBuddy 以前，我的处理方式很原始：

1. 先把一连串事情记下来，经常还会有遗漏；

2. 看着清单焦虑，心里想：“Todo 怎么这么多……”；

3. 挑一个最刺眼的开始做，通常会拖到再不做就要来不及的 deadline （截止时间）；

4. 做着做着被突发消息/会议打断，回过神：“咦，我刚要继续搞什么来着？”；

5. 晚上复盘时，只剩下一句：“今天好碎，好郁闷”。

这套方式最大的问题在于，Todo List 只能记录事情，不能降低任务的启动成本；番茄钟只能计时，不能告诉你此刻该做什么；复盘如果只靠感觉，也很难看清注意力究竟消耗在了哪里。但真正拖住我们的，往往不是事情太多，而是每件事情的“下一步”都不够清晰。

因此，我决定做一个真正能解决问题的 Skill：让 AI 帮我把模糊的任务拆清楚，记录每一段专注过程，再复盘每天的注意力流向。

这就是 FocusFlow 专注流出现的原因。

以前，我每天面对的处境是“20 多件事都很重要”；现在， FocusFlow 会给我一个明确的答案：“别慌，先做这一个。”

二、解决方案：用 WorkBuddy 搭建自定义 Skill 「 FocusFlow」

FocusFlow 的核心思路很简单：不直接管理时间，而是管理注意力；不只是盯着任务本身，还会持续关注“下一步可执行动作”。

我把 FocusFlow 的日常使用分为四个环节：记录待办与任务分诊、任务优先级排序、执行与专注记录、复盘与行动建议。

当你输入一项待办任务， FocusFlow 会根据任务内容分诊，将其拆分成多个专注单元并划分优先级；你依次执行，它会帮你记录专注时长与中断情况；它还可以汇总数据，生成日报/周报和后续的任务安排建议。

1. AI 任务分诊：先解决“开不了工”的问题

当我记录一个 Todo，例如“写一篇 XX 项目的汇报材料”时， FocusFlow 不会只把它保存成一行文字，而是会自动将任务拆成多个可执行的专注单元：

• 明确汇报主线与目标；

• 梳理项目整体情况，搭建结构大纲；

• 完成初稿；

• 润色终稿并提交。

Todo List 负责帮你记住要做什么事情，而 FocusFlow 负责让你从事情的最小单元“开工”。

以前看到“写汇报材料”，我的第一反应是：“这件事太复杂了，等会儿再说。”现在看到的却是“先花 20 分钟明确主线”，压力立刻小了很多。

2. 红黄绿优先级：大脑不必反复排序

FocusFlow 会为每个任务标记优先级：

• 红色：高优先级，今天或近期必须重点处理；

• 黄色：中优先级，可以集中安排时间处理，不必立即开始；

• 绿色：低优先级，有余力时再做。

这个功能对我很有用。很多时候，让我疲惫的并不是做事本身，而是反复判断：“这件事现在要不要做？”“它和另一件事相比，哪件更急？”

同时， FocusFlow 还会区分任务类型。目前，我的任务池主要包括：

• 【工作】项目出差、产品汇报、采访稿、活动方案；

• 【生活】租房、房贷、报税、医疗报销、回复消息等。

颜色和标签把任务的分类和优先级直观地呈现出来。扫一眼任务池，就能知道应该先处理哪一类任务。

3. 专注记录：不只计时，也记录注意力状态

FocusFlow 借鉴了番茄工作法²，但不只停留在“25 分钟倒计时”。

番茄工作法是一种‌时间管理方法，核心理念是将工作时间划分为若干个 25 分钟的时间段，称为“番茄时间”。每个“番茄时间”后，可进行 5 分钟的短暂休息。

每次开始专注时，我会用 FocusFlow 记录关联任务、开始时间、结束时间、专注时长、能量评分和专注评分；如果中途被打断，也会同步记录中断原因，例如：微信消息临时沟通、临时插入会议、突发需求、情绪波动、身体疲劳或环境干扰等。这些记录的内容会直接体现在我的专注日报和周报上。

以前复盘时，我只能说“今天很碎”；现在，我能看到究竟是什么切碎了我的注意力。

这让 FocusFlow 从一个 Todo List，变成了一本“注意力账本”。

4. 专注日报：让复盘自动发生

FocusFlow 支持生成专注日报和周报。

每天结束前，它会自动输出日报，内容包括：当日完成任务数、总专注时长、效率峰值时段、中断次数与原因分析，以及第二天的行动建议。

周报则用来观察长期趋势：深度工作时间有没有增加？高优先级任务是不是一直在拖延？生活事项有没有挤压工作？

有了这层反馈，系统就不只是在执行任务，也在帮我更好地了解自己的工作节奏。

三、提效成果：任务从“脑内排队”到“系统分诊”

现在， FocusFlow 已经在我自己的工作流中跑通了闭环。

截至目前，我的 FocusFlow 任务池是这样的：

FocusFlow 把“我到底该做什么”这个问题，从脑内焦虑变成了系统输出。对我来说，最明显的变化体现在以下几个方面：

这是 Focus Flow 系统真正的价值：不是替我做事，而是减少每次开始之前的犹豫。

FocusFlow 不仅帮我处理工作，还能帮我管理租房、房贷、年度报税等生活方面的事项。这些问题看起来不大，但如果一直不处理，很容易变成持续存在的“后台噪音”，占用着我的注意力。

我很喜欢这一点：它不只服务于工作的 KPI （核心目标），也在帮我维护整个生活系统的秩序。

四、实操步骤：如何快速复刻一个效率管理系统

如果你也想复刻一套类似的系统，给 AI 的指令可以很简单。

试试从下面五步开始，亲手搭建属于你的效率管理 Skill。

Step 1：先定义任务的数据结构

第一步，新建对话，直接对 WorkBuddy 说出你的需求：

“我要搭建一个效率管理系统。请你后续参考下述任务字段模板定义任务。”

任务字段模板（供参考，可直接复制，也可结合个人需求更改相关字段，可直接对话框输入）：

“title”: “任务名称”,
  “domain”: “工作/生活”,
  “priority”: “high/medium/low”,
  “due_date”: “YYYY-MM-DD”,
  “status”: “pending/in-progress/completed”,
  “focus_units”: [
    {
      “title”: “专注单元名称”,
      “boundary”: “做到什么程度算完成”,
      “estimate_min”: 25,
      “priority”: “high”,
      “order”: 1,
      “status”: “pending”

Step 2：让 AI 完成任务分诊

第二步，把原本模糊的任务变为一组可以直接执行的动作。直接复制下述任务分诊指令，在 WorkBuddy 对话框中输入并发送：

请后续把我同步的每件 Todo 分别拆解成多个专注单元。
 
要求：
1. 每个专注单元能在 15-25 分钟内完成；
2. 每个单元必须包含：标题、完成边界、预计耗时、优先级、执行顺序；
3. 每个专注单元都必须有明确的完成边界，如果任务很模糊，先补一个”澄清任务边界”的单元；
4. 不能出现”推进一下””优化一下”这类无法验收的动作。
 
示例输入：搞定产品汇报材料
示例输出：
① 梳理汇报结构（20min）
② 补齐关键数据（25min）
③ 检查并收口（15min）

注意：最关键的一句提示词是：“每个专注单元都必须有明确的完成边界。”否则，任务很容易被拆成“继续推进”“优化一下”“跟进一下”等模糊的动作，依然无法直接开工。

Step 3：用规则给任务排序

第三步，设定任务排序的优先级标准。可参考下述指令：

后续任务请都按照此优先级排序：优先级 > 截止日期 > 预计耗时 > 创建时间

这个优先级标准代表着：

• 高优先级任务优先处理；

• 当天截止的任务优先处理；

• 在优先级和截止日期相同的情况下，耗时较短的任务可以优先完成，先建立开工的正反馈；

• 长任务必须先拆解，再逐个推进。

目前， FocusFlow 会自动选出当天最值得优先处理的几个任务。这比我自己反复排序稳定得多，至少不会因为情绪状态不同，每小时就改变一次主意。

Step 4：用日报持续优化习惯

第四步，定期生成专注日报，通过复盘持续优化工作习惯。可参考下述日报/周报生成指令：

日报生成：每日专注复盘 Prompt

请每天基于当日的任务和专注记录，生成专注日报。
请包含：
1. 今日完成任务数；
2. 今日总专注时长；
3. 效率峰值时段；
4. 中断次数与原因；
5. 今天最有效的一个动作；
6. 明天最该先做的3个专注单元。
 
语气要求：简洁、直接、有判断，不要鸡汤。

周报生成：每周专注复盘 Prompt

请每周基于当周的任务和专注记录，生成专注周报。
请包含：
1. 本周完成任务数；
2. 本周总专注时长；
3. 与上周相比的变化；
4. 本周最高效时段；
5. 本周最大注意力黑洞；
6. 下周3条可执行建议。
 
输出要像个人效率教练，不要像流水账。

做到这一步， AI 就不再只是聊天工具，而是真正嵌入了你的工作流。

Step 5：获取你的效率 Skill

第五步，用 WorkBuddy 生成 Skill，安装后即可使用。

在完成上述四个步骤后，对 WorkBuddy 说：“基于上述任务过程，创建一个效率管理 Skill，命名为「 XXX」。生成后同步安装到本地。”

生成 Skill 后，可打开 WorkBuddy 主页中的“专家·技能·连接器”面板——点击“技能”模块——搜索技能名称确认是否已安装。

也可选择自行安装：点击“技能”模块中的“上传技能”——拖拽或直接上传 Skill 文件——选择安装。

安装成功后，打开新对话，点击“+”选择技能，即可添加安装好的技能并使用。

如果不想从零搭建，也可以选择直接安装已发布的 Skill——在 SkillHub 中搜索「 FocusFlow 专注力神器」，或通过以下链接直达：

https://skillhub.cn/skills/user_5206bb12/focusflow

一个用好效率类 Skill 的小技巧：多记录过程，而不只是记录完成的结果

每次开始一段专注时，顺手记录下这些内容：需要完成的任务、开始和结束时间、实际专注了多久、这段时间的能量状态、有没有被打断、以及具体是被什么打断的。

只有知道自己的时间到底花在了哪里，才能做出针对性的调整。持续记录和沉淀， 也能让 FocusFlow 更了解你的工作节奏，变得越来越懂你。

五、写在最后

访谈的最后，雅良告诉我们，她曾经以为效率管理是在管理时间，后来才发现，真正需要管理的是注意力。

每个人每天都只有 24 小时，但高质量的注意力并没有那么多。很多人的效率瓶颈，不是不够努力，而是把太多精力花在了“决定做什么”。

现在，有 FocusFlow 帮忙分诊和排序，省下来的注意力就可以用在更值得推进的事情上。

如果你也想复制 FocusFlow，不妨试着从上述的实操步骤开始。

效率管理的终极秘诀，从来不是“做更多的事”，而是少一点犹豫、快一点开始，并始终清楚下一步该做什么。

愿我们不必把一天塞满，也能把有限的注意力留给真正值得的事。

注¹：Public Affairs，公共事务

注²：番茄工作法是一种‌时间管理方法，核心理念是将工作时间划分为若干个25分钟的时间段，称为“番茄时间”。每个“番茄时间”后，可进行5分钟的短暂休息。

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